Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania a w konsekwencji wykonać założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania sprawozdań określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.